Imagem com desenhos em horigame com as metodologias

Nossos Serviços

A Kongress é uma empresa especializada na Organização de Eventos Corporativos e Científicos.

Nosso posicionamento na prestação de serviços e a vasta experiência adquirida nos credenciam na Organização de:

    • Congressos;
    • Conferências;
    • Convenções;
    • Simpósios;
    • Workshops;
    • Treinamentos e
    • Feiras e Exposições

As peculiaridades de cada tipo de evento demandam o planejamento dos vários serviços abaixo apresentados que irão compor o nosso “delivery”.

1 – Briefing e Proposta

Esta primeira etapa dos trabalhos engloba a obtenção do “Briefing” junto ao cliente buscando os objetivos do evento, suas especificidades, budget disponível, enfim, todas as informações para a elaboração satisfatória de uma proposta técnica e comercial. Essa proposta deve ser ajustada e adequada até o atendimento pleno das necessidades e possibilidades do cliente definindo com clareza o escopo do projeto, isto é, os serviços contratados. Essa fase se encerra com o “de acordo” do cliente.

2 – Pré-Evento

  • Criação e planejamento do evento;
  • Definição da estrutura de gerenciamento do projeto (organograma) e seus papéis;
  • Coordenação das reuniões de check-point do pré-evento;
  • Planejamento financeiro do evento (receitas e despesas);
  • Elaboração do cronograma físico e financeiro;
  • Levantamento e avaliação dos locais para realização do evento;
  • Coordenação do pagamento das taxas (municipais, estaduais etc), alvarás e impostos para a realização do evento;
  • Contratação de serviços de terceiros (montadora, buffet, recepcionistas, cenografia, audiovisual, limpeza, segurança, ambulância, serviços médicos, bombeiros, fotógrafo, transporte, internet etc.) com aprovação do cliente;
  • Contratação de materiais de apoio (apostilas, folders, banner, brindes etc.);
  • Contratação de atividades de lazer para congressistas, acompanhantes e expositores;
  • Coordenação do projeto dos ambientes do evento junto à montadora contratada e submissão ao cliente;
  • Venda de espaços comerciais, institucionais e merchandising;
  • Envio de convites e RSVP;
  • Chamada de trabalhos técnicos e submissão à aprovação de comitê científico;
  • Interface com palestrantes, expositores, patrocinadores, autoridades e convidados;
  • Definição da programação (grade) do evento;
  • Definição das cotas de patrocínio e captação de recursos;
  • Implantação do site do evento;
  • Implantação do sistema de cobrança de inscrição on line;
  • Check-in do local de evento;
  • Coordenação da montagem, infraestrutura, cenografia e decoração do local do evento;
  • Plano para gerenciamento das intercorrências (riscos).

3 – Evento

  • Alocação e coordenação de recepcionistas e staff;
  • Checagem de toda a montagem do evento;
  • Atendimento a convidados, patrocinadores e colaboradores;
  • Apoio ao mestre de cerimônia;
  • Coordenação do audiovisual e mídia desk;
  • Gerenciamento dos serviços dos terceiros contratados;
  • Distribuição de brindes, material de apoio e pesquisas de satisfação;
  • Gerenciamento das intercorrências;
  • Atendimento à imprensa;
  • Check-out do local do evento.

4 – Pós-Evento

  • Elaboração do relatório final do evento;
  • Fechamento e resultado do evento;
  • Agradecimento aos participantes, patrocinadores, autoridades, convidados e visitantes;
  • Fechamento do relatório de receitas e despesas;
  • Tabulação de pesquisa de satisfação;
  • Envio de certificados de participação no evento;
  • Reunião de fechamento.