Nossos Serviços
A Kongress é uma empresa especializada na Organização de Eventos Corporativos e Científicos nos formatos presencial, on-line ou híbrido.
Nosso posicionamento na prestação de serviços e a vasta experiência adquirida nos credenciam na Organização de:
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- Congressos;
- Conferências;
- Convenções;
- Simpósios;
- Workshops;
- Treinamentos e
- Feiras e Exposições
As peculiaridades de cada tipo de evento demandam o planejamento dos vários serviços abaixo apresentados que irão compor o nosso “delivery”.
1 – Briefing e Proposta
Esta primeira etapa dos trabalhos engloba a obtenção do “Briefing” junto ao cliente buscando os objetivos do evento, suas especificidades, budget disponível, enfim, todas as informações para a elaboração satisfatória de uma proposta técnica e comercial. Essa proposta deve ser ajustada e adequada até o atendimento pleno das necessidades e possibilidades do cliente definindo com clareza o escopo do projeto, isto é, os serviços contratados. Essa fase se encerra com o “de acordo” do cliente.
2 – Pré-Evento
- Criação e planejamento do evento;
- Definição da estrutura de gerenciamento do projeto (organograma) e seus papéis;
- Coordenação das reuniões de check-point do pré-evento;
- Planejamento financeiro do evento (receitas e despesas);
- Elaboração do cronograma físico e financeiro;
- Levantamento e avaliação dos locais para realização do evento;
- Seleção da plataforma para realização de eventos on-line;
- Coordenação do pagamento das taxas (municipais, estaduais etc), alvarás e impostos para a realização do evento;
- Contratação de serviços de terceiros (montadora, buffet, recepcionistas, cenografia, audiovisual, limpeza, segurança, ambulância, serviços médicos, bombeiros, fotógrafo, transporte, internet etc.) com aprovação do cliente;
- Contratação de materiais de apoio (apostilas, folders, banner, brindes etc.);
- Contratação de atividades de lazer para congressistas, acompanhantes e expositores;
- Coordenação do projeto dos ambientes do evento junto à montadora contratada e submissão ao cliente;
- Venda de espaços comerciais, institucionais e merchandising;
- Envio de convites e RSVP;
- Chamada de trabalhos técnicos e submissão à aprovação de comitê científico;
- Interface com palestrantes, expositores, patrocinadores, autoridades e convidados;
- Definição da programação (grade) do evento;
- Definição da roteirização do evento;
- Estruturação das informações na plataforma de evento on-line;
- Definição das cotas de patrocínio e captação de recursos;
- Implantação do site do evento;
- Implantação do sistema de cobrança de inscrição on line;
- Check-in do local de evento;
- Coordenação da montagem, infraestrutura, cenografia e decoração do local do evento;
- Plano para gerenciamento das intercorrências (riscos).
3 – Evento
- Alocação e coordenação de recepcionistas e staff;
- Ativação da plataforma para transmissão de evento on-line;
- Checagem de toda a montagem do evento;
- Atendimento a convidados, patrocinadores e colaboradores;
- Apoio ao mestre de cerimônia;
- Coordenação do audiovisual e mídia desk;
- Gerenciamento da roteirização do evento;
- Gerenciamento dos serviços dos terceiros contratados;
- Distribuição de brindes, material de apoio e pesquisas de satisfação;
- Gerenciamento das intercorrências;
- Atendimento à imprensa;
- Check-out do local do evento.
4 – Pós-Evento
- Elaboração do relatório final do evento;
- Fechamento e resultado do evento;
- Agradecimento aos participantes, patrocinadores, autoridades, convidados e visitantes;
- Fechamento do relatório de receitas e despesas;
- Tabulação de pesquisa de satisfação;
- Envio de certificados de participação no evento;
- Reunião de fechamento.